Preguntas frecuentes

Atiende el WhatsApp de la clínica a cualquier hora, informa de sus tratamientos y sus precios, agenda sesiones en la agenda de cada fisioterapeuta —con su sala—, manda los recordatorios y recoge la confirmación, lleva la cuenta de los bonos de sesiones y avisa a su equipo cuando alguien escribe con algo que no puede esperar. En España contesta también el teléfono. Y todo lo que es criterio profesional llega a su sala tal cual, sin tocar.

No, nunca, y es el límite del producto y no una configuración que se pueda cambiar. Cuando alguien describe una molestia, ClaudIA la recoge con las palabras del paciente, la deja en la ficha para que la lea su equipo y ofrece la primera hora libre. No dice qué puede ser, no sugiere qué hacer y no recomienda ejercicios. Si el mensaje suena a algo que no puede esperar, avisa a su equipo al momento y punto: quien decide es usted.

No. ClaudIA lleva la agenda, la conversación y la ficha de contacto: nombre, teléfono, sus sesiones, sus bonos y las notas operativas que escriba su equipo («prefiere primera hora», «necesita camilla accesible»). La historia clínica vive en su programa sanitario, que es donde tiene que estar. Si un paciente cuenta algo clínico por el chat, queda en la conversación como lo que es —un mensaje— y su equipo decide qué hacer con ello.

No, y es la primera pregunta que hay que hacerle a cualquier asistente. El problema de fondo es que una sesión no dura siempre lo mismo: una primera valoración no ocupa como una sesión de seguimiento. En ClaudIA cada tratamiento tiene sus duraciones y el asistente pregunta cuál antes de reservar, en vez de acertar por casualidad. Cada fisioterapeuta tiene su agenda y sus tratamientos, y la SALA se reserva con la sesión: no entran dos personas en la misma sala a la misma hora. Además hay un vigilante que revisa las sesiones cada día y avisa si alguna sale más corta de lo que ese tratamiento necesita. Lo único que tiene que hacer usted es dejar escritos los tiempos reales — media hora, una sola vez.

No. En cuanto alguien de la clínica contesta en un chat —desde el panel o desde el propio WhatsApp—, ClaudIA se pausa en esa conversación y se calla: si siguiera escribiendo a la vez, el paciente recibiría dos voces y ninguna le inspiraría confianza. Y no vuelve sola: esa conversación es de su equipo hasta que se pulse «Reactivar IA». Mientras tanto queda marcada en el panel para que nadie se la salte, y el resto siguen atendidas con normalidad.

Cada bono tiene sus sesiones y, si usted quiere, su fecha de caducidad. ClaudIA sabe cuántas quedan y lo dice cuando toca: al agendar, al confirmar y cuando el paciente pregunta. Al descontar la última propone la renovación en la misma conversación, sin que nadie tenga que repasar una lista. Y si el bono caduca, avisa antes, no después. En el panel ve todos los bonos vivos, cuántas sesiones les quedan y a quién le falta poco.

No hace falta. Se crea la serie de una vez —«martes y jueves a las 10:00, cinco semanas»— con la misma persona y, si quiere, la misma sala. Quedan todas en la agenda desde el primer día. Si hay que mover una, se mueve solo esa; si hay que cancelar el resto, se cancela el resto. Y ClaudIA avisa al paciente de cada cambio.

Sí. En el tratamiento indica cuántas personas caben y en su cuadro de horarios qué días y a qué hora se da la clase. ClaudIA ofrece esas horas por WhatsApp, por teléfono y en su página de reserva, dice cuántas plazas quedan y, cuando se llena, dice que está completa: la base de datos no deja entrar a una persona de más. Cada alumno tiene su cita, su recordatorio y su cancelación, y la cuota mensual se lleva como un bono de sesiones que caduca al mes.

Sabe lo que usted le diga. En el panel escribe con qué aseguradoras trabaja y qué quiere que se conteste de cada una: si hace falta volante, si hay que traer algún papel, si el primer contacto es distinto. ClaudIA repite eso y nada más — nunca se inventa una cobertura ni dice si a un paciente concreto le van a cubrir las sesiones, porque eso lo decide la mutua y no nosotros.

Sí. Se da de alta como un tratamiento más, con su duración, su precio y sus profesionales, y ClaudIA la agenda igual que el resto. En los textos de la web y en lo que ClaudIA contesta se habla de ella como terapia manual, que es lo que corresponde: en España no es una profesión sanitaria regulada, y presentarla de otro modo induciría a error sobre su centro.

ClaudIA le busca la primera hora libre del día, le pone delante en la lista de espera y avisa a su equipo al momento con lo que ha contado el paciente, en sus palabras. No valora nada ni le dice al paciente qué le pasa. Si el mensaje describe algo que se sale de lo que trata una clínica de fisioterapia, le indica que acuda a un servicio de urgencias — eso no es valorar, es no dejarle solo con un mensaje sin respuesta.

Sirve para que le avisen. El recordatorio se manda con la anticipación que usted elija y pide confirmación, así que su agenda le dice quién viene seguro y quién no ha contestado. Cuando alguien cancela, la hora se ofrece automáticamente a quien esté en la lista de espera, y quien escribió con una molestia fuerte pasa delante. Y en el panel ve quién falta a menudo sin avisar, que es un dato que casi nadie tiene y decide muchas cosas.

Quien quiere venir antes se apunta y espera. En cuanto se libera una hora, ClaudIA se la ofrece por WhatsApp a quien encaja, por orden y con prioridad para lo urgente. Si contesta que sí, la sesión queda hecha sin que nadie llame. Si no contesta en un rato, pasa a la siguiente persona. Nadie recibe dos ofertas de la misma hora.

Sí, con Google Calendar y en los dos sentidos: lo que ClaudIA agenda aparece en su calendario, y lo que usted bloquee en su calendario deja de ofrecerse. Cada fisioterapeuta puede conectar el suyo.

Sí. Su clínica tiene su propia página de reserva, con su logo y sus colores: el paciente elige tratamiento, profesional y hora, y la sesión entra en su agenda. El enlace se pone donde quiera —su perfil de Google Business, Instagram, su web— y también hay un código QR para el mostrador. Sin apps que descargar y sin comisión por reserva.

El mismo día. Conecta el WhatsApp de siempre con un código QR —sin cambiar de número—, configura sus tratamientos, bonos, profesionales, salas y horarios con un asistente que le lleva paso a paso, y ClaudIA empieza a atender. Sus pacientes se importan desde un CSV en diez minutos.

En lo que es atención, agenda por profesional y sala, ficha de paciente, bonos, cobros e informes, sí: va todo dentro. En lo clínico —historia, valoraciones, informes de evolución— no, porque eso es otra categoría de software y es donde tiene que seguir estando. ClaudIA convive con él, y puede importar sus pacientes desde el programa que use ahora.

Depende de por dónde le conecten, y es una pregunta que casi nadie hace. Por la API oficial de WhatsApp Business de Meta, una caída o un cambio de políticas de Meta le afecta, y además tiene la ventana de 24 horas: fuera de ella no se puede escribir a un paciente salvo con plantillas aprobadas, que es lo que arruina la mitad de los recordatorios. La otra vía, que es la normal en ClaudIA, es la sesión del propio WhatsApp de la clínica, vinculada con un código QR: no depende de la API de Meta ni tiene ventana de 24 horas. Pregúntelo siempre antes de contratar a cualquiera.

En clínicas con varios profesionales, con bonos, con pacientes que vienen en series y con más mensajes de los que se pueden contestar a tiempo: ahí recupera las peticiones de la noche, confirma las sesiones y ofrece cada cancelación a quien estaba esperando, sin llamar a nadie. Y lo clínico se queda siempre en su equipo: valorar a un paciente es del fisioterapeuta, en consulta.

Sí, hoy en España. Desvía las llamadas que su equipo no pueda atender —todas, o solo cuando comunica o está cerrado— y ClaudIA las contesta con voz natural, informa, comprueba las horas libres reales y crea la sesión durante la propia llamada. Cada llamada queda en su panel con su resumen y su transcripción. Sin cambiar el número de la clínica, y con número español: el desvío es una llamada nacional.

Sí. Conteste al mismo chat donde ClaudIA le avisa y dígale lo que quiere con sus palabras: «pásame al paciente de las doce a las cinco», «bloquéame el jueves por la tarde», «escríbele a Gabriel que puede pasar mañana a las nueve». Sabe hacer siete cosas: mover una sesión, dar una nueva, cancelarla, bloquear un rato de agenda, escribir a un paciente, abrirle ficha a quien llama por primera vez y apuntar que alguien no ha venido. Cuando mueve o cancela, avisa ella misma al paciente.

Lo ve antes de que ocurra nada, porque nunca ejecuta a la primera: le devuelve exactamente lo que va a hacer —nombre completo del paciente, día y hora de antes y de después— y espera su confirmación. Si no es lo que quería, dice que no y se descarta. Esa confirmación caduca a los diez minutos, así que un «sí» de la mañana siguiente no mueve la sesión de nadie. Respeta además las reglas de su agenda, no escribe a nadie de madrugada, cada teléfono del equipo puede tener permisos distintos y todo queda en el registro de la clínica.

Sí. Cada persona tiene su acceso y su perfil: cotitular para un socio (lo mismo que el titular), gerente (lleva el centro entero menos los accesos, el contrato y el pago), empleado (la agenda de todo el equipo, las conversaciones, los pacientes y cobrar, sin ver los informes ni el dinero del centro) o solo lectura. Quien hace cada cosa queda registrado.

Siempre. ClaudIA se presenta como asistente digital de la clínica en el primer mensaje y lo dice si se lo preguntan, como pide el Reglamento europeo de IA. Y en cuanto alguien de su equipo entra en la conversación, ClaudIA se aparta.

En centros de datos de la Unión Europea. Antes de empezar se firman online el contrato de servicio y el anexo de encargado del tratamiento, que es lo que exige el RGPD cuando alguien trata datos por cuenta de su clínica. Sus datos son suyos: puede exportarlos cuando quiera y pedir que se borren.

Sí. Se cobra desde la propia sesión, con su forma de pago, y el ticket se le entrega al paciente; si la sesión sale de un bono, se descuenta y el ticket sale a cero como comprobante de que vino. El cierre del día cuadra lo cobrado por cada vía y los informes cuentan el mes con esos datos. En España la caja ya funciona: entrega comprobantes de cobro y la asesoría recibe el resumen por día, por forma de pago y por tipo de IVA, con la fisioterapia como exenta. La factura simplificada conforme al reglamento está en preparación, sin que la clínica tenga que enviar nada a Hacienda.

Sí. En Productos, junto a la Caja, da de alta lo que vende en recepción —cremas, geles de frío y calor, vendaje neuromuscular, tobilleras— con su precio, su marca y su código de barras. En la caja lo añade al mismo ticket que la sesión, buscándolo por el nombre o con el lector de códigos de barras, y sus existencias bajan solas; vuelven si devuelve el ticket entero. Las entradas de mercancía y los recuentos se apuntan con un botón, cada cambio queda registrado y le avisa de lo que está bajo mínimos.

Sí. Se conecta la cuenta de Instagram de la clínica (profesional o de empresa) y los mensajes directos entran en la misma bandeja que el WhatsApp: ClaudIA informa y agenda con la misma agenda y el mismo trato, y usted ve la conversación entera en el panel. Se puede pausar por canal: apagarla en Instagram y dejarla en WhatsApp, o al revés.

Sí, sin pedirlas mal. Se activa en Reseñas con el enlace de su ficha de Google; usted elige cuántas horas después de la sesión se pregunta y a partir de qué visita. Con una nota de 4 o 5, ClaudIA agradece y ofrece el enlace; con una nota baja no manda a nadie a Google: le llega a usted en privado con el motivo. Nunca dos peticiones a la misma persona en treinta días.

Sí, desde Marketing: un cambio de horario, un traslado, un fisioterapeuta nuevo. Escriba el mensaje una vez —el nombre de cada paciente se pone solo—, elija a quién va y láncelo desde el panel: hasta que no lo ejecuta no sale ni un mensaje. Los envíos van espaciados, entre treinta y noventa segundos, respetan las horas de cortesía y solo llegan a quien acepta recibir comunicaciones.

Las dos cosas. Elige a quién le llega cruzando condiciones: quien lleva X días sin venir, quien se hizo un tratamiento concreto, quien NUNCA se lo ha hecho, quien tiene un bono con sesiones sin gastar o se le acaba de agotar, quien cumple años este mes, quien lleva una etiqueta suya. Antes de que salga nada pulse «Ver a cuántos les llegaría»: le da el número y quiénes se quedan fuera y por qué, así que un filtro mal puesto se ve antes del primer mensaje. Cuando dé con una combinación que funciona, la guarda con nombre y la reutiliza. Y si quiere, la campaña se dispara sola cada día a quien vaya entrando en ese grupo: la primera pasada no manda nada, solo cuenta el alcance y se lo dice; hay un tope diario, una sola tanda al día, y a la misma persona no se le repite en catorce días. Como todo lo que sale por este canal, el mensaje no nombra el tratamiento de nadie.

Cuando quiera y sin pedírnoslo. Desde su panel descarga la cartera de pacientes y la agenda entera —todas las sesiones, pasadas y futuras— en un archivo que se abre en cualquier hoja de cálculo. No hay permanencia, no hay que avisar con meses de anticipación y no hace falta estar al corriente de pago para descargarlo.

Sí. Cada web de país publica sus precios en su moneda y ClaudIA habla como se habla allí. Lo que hoy es solo de España es el teléfono con voz, porque depende de un número español; el WhatsApp, el Instagram, la agenda por profesional y sala, los bonos, los recordatorios y la caja funcionan igual desde el primer día.

Tres cosas que ya tiene: el número de WhatsApp de la clínica (el de siempre), sus tratamientos y sus bonos con su duración, y los horarios de cada fisioterapeuta y cada sala. Nada que instalar. En la demo lo dejamos configurado con usted, y sus pacientes se importan desde el programa actual en diez minutos.

Sí. Pida una demo y verá a ClaudIA atendiendo con sus tratamientos, sus bonos y sus horarios, sin compromiso. En la portada hay además una clínica de demostración a la que puede escribir por WhatsApp como si fuera paciente: es la misma ClaudIA con una agenda de prueba. Y el primer mes es gratis.

A personas. El soporte está incluido en la cuota y se abre desde su propio panel, con el historial de cada consulta; si algo falla queda registrado y se puede revisar qué pasó y cuándo. Además hay un asistente de configuración guiado y un centro de ayuda con guías cortas de lo que más se consulta.

Preparamos una propuesta según el tamaño de su clínica y el número de sedes. Pida una demo y se la llevamos preparada, sin compromiso. Todo incluido: conversaciones ilimitadas, recordatorios ilimitados, sin alta y sin permanencia.

Tres pestañas con el mismo periodo y su comparativa: Agenda (tratamientos, fisioterapeutas y qué días y horas se llenan), Pacientes (nuevos, de dónde llega cada uno y quién repite) e Ingresos (por tratamiento, por fisioterapeuta y por forma de pago). Se descargan en Excel o en PDF, y cada mañana le llega el resumen del día.

Se activa por clínica desde su panel. Al activarla elige la moneda de su caja y quedan creados sus métodos de pago —efectivo, tarjeta, transferencia…—, que ajusta en Caja → Ajustes: el nombre, si piden referencia y cuáles están activos. Cada mañana abre la caja con el dinero con el que empieza y, desde ese momento, el arqueo se va contando solo.

Desde la agenda, abra la cita y pulse «Cobrar»: entra con el tratamiento, su precio y el nombre del paciente. Para una venta suelta entra en Caja y elige del catálogo o escribe la línea. Marca quién atendió, añade propina si la hay y elige cómo le pagan: uno o varios métodos. El botón de cobrar solo se enciende cuando los pagos cuadran con el total, así que no se cobra de más ni de menos.

Al cobrar elige: imprimirlo en cualquier impresora que tenga, enviarlo por WhatsApp a su número o por correo, y puede usar varios a la vez. Sale con el nombre, la dirección y el teléfono de su clínica, en el estilo que elija en Ajustes. Desde la lista de tickets del día lo reimprime o lo reenvía cuando haga falta.

Sí a las dos cosas. Para vender un bono elige la ficha del paciente, pulsa «Vender un bono» y el bono queda apuntado a su nombre con su ticket; cuando venga, la sesión se cobra con el bono y baja una. Para devolver, desde el ticket indica el motivo y cuánto (todo o una parte): sale un abono en negativo por los mismos métodos, nada se borra y el arqueo cuadra solo.

Cree en Caja → Ajustes un método de pago de tipo «aseguradora» con su nombre (Sanitas, Adeslas…). Al cobrar la visita con ese método no sale un ticket: sale un justificante de visita, sin IVA, que dice que no es factura, y va entero a la aseguradora; si el paciente paga una parte, se cobra en un ticket aparte. En la caja ve lo que le debe cada aseguradora y, cuando le paguen, lo marca con la referencia del ingreso. Facturar a la aseguradora sigue siendo suyo; ClaudIA le lleva la cuenta.

Sí, sin tocar el importe. Con la caja emitiendo facturas, «Reemitir con otro concepto» saca en un solo gesto una rectificativa que anula la factura y una nueva con el mismo importe, el concepto que pide la aseguradora y la fecha de la visita, que dice a quién sustituye: es la que el paciente presenta para el reembolso. El dinero no se mueve y el cierre y el libro de su asesoría quedan igual. El concepto nuevo precisa el mismo tratamiento que se hizo, y la factura original queda registrada con el motivo del cambio.

Cuente el dinero de verdad y escriba lo contado en cada método. Si cuadra, se cierra; si falta o sobra, se cierra igual, se lo dice por moneda y queda apuntado. Cada cierre se sella y lo vuelve a ver e imprimir desde «Turnos anteriores», con su conteo: cuánto entró por tarjeta el martes ya no hay que buscarlo.

Un libro del mes con una fila por cobro: fecha, número, paciente, qué se hizo, quién lo atendió, método de pago y tipo de IVA del tratamiento (exento o 21 %); y al final el resumen por día, por método, por profesional, por tipo de IVA y lo que va a cargo de aseguradoras. Lo ve y lo descarga en Caja, en el apartado para su asesoría, y con un botón se lo manda al correo de su asesoría cuando quiera. Es el Excel que preparaba a mano, hecho solo.

Sí. ClaudIA detecta el idioma de cada paciente y le contesta en el suyo: castellano, catalán, gallego, euskera, inglés, francés y otros. Si el paciente cambia de idioma, cambia con él, y si tiene uno de siempre se puede fijar en su ficha. Los nombres de sus tratamientos y los datos de la clínica se mantienen tal como usted los escribió.

Sí. Las notas de voz las transcribe y contesta a lo que piden; la transcripción queda en el panel. Con las fotos aplica las normas de una clínica: si enseñan una parte del cuerpo, no valora lo que se ve ni recomienda nada, explica que lo verá el fisioterapeuta en consulta y ofrece una primera valoración. Si es otra cosa, no la comenta.

Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que aplaza Verifactu a octubre de 2028. Mientras tanto, en España la caja entrega un comprobante de cobro por cada sesión y la asesoría recibe el resumen de lo cobrado por día, por forma de pago y por tipo de IVA, con la fisioterapia como exenta; la factura para el seguro del paciente se sigue haciendo donde la clínica la hace hoy. La factura simplificada conforme al reglamento está en preparación, sin que la clínica tenga que enviar nada a Hacienda.

Cada tratamiento, clase y producto lleva su IVA en la ficha, y la caja lo aplica al cobrar: la sesión de fisioterapia sale exenta, con la mención escrita, y el producto de recepción con su tipo, en el mismo ticket. Las clases en grupo dependen de su finalidad, así que el IVA de cada una lo decide su asesoría y usted lo deja puesto en la ficha.

En las clínicas de España, sí. Cada persona del equipo ficha su entrada y su salida desde el sistema, o escribiendo «entro» y «salgo» al WhatsApp de la clínica desde su número verificado, sin mezclarse con los pacientes. Cada marca queda con su hora real, una corrección deja constancia de quién la hizo, y los informes del periodo se descargan cuando la asesoría o la Inspección los piden.

Se marcan los días de cierre en la agenda y ClaudIA lo sabe: informa de las fechas a quien escribe, no agenda en esos días y ofrece las primeras horas de la vuelta. Si solo falta un fisioterapeuta, se marca su ausencia y ClaudIA ofrece a los demás, o espera a su regreso si el paciente prefiere seguir con él.

No. Se exportan los contactos en un fichero, se sube al panel y se marca solo a quien es paciente; el resto se queda fuera. Las fichas que ya existían no se tocan. A quien se traiga así, ClaudIA no le manda comunicaciones comerciales hasta que escriba a la clínica o tenga una sesión; los recordatorios de sesión sí salen. Si viene de otro programa, también se puede traer desde una hoja de cálculo.