Cobrar una sesión en varias monedas a la vez, sin descuadrar la caja

En una clínica de Caracas, de Bogotá o de Ciudad de México, «¿cómo lo va a pagar?» no tiene una sola respuesta. Un paciente deja la mitad de la sesión en efectivo en dólares y la otra mitad por transferencia en bolívares. Otro paga con Zelle y completa con un billete. El programa que registra eso o lo entiende de verdad, o convierte cada cobro en un apunte a mano en un cuaderno que solo entiende quien lo escribió.

Este artículo cuenta cómo está construido eso en ClaudIA. Es gestión y nada más que gestión: cómo entra en el sistema el dinero de una sesión ya realizada, qué queda escrito de cada pago y qué sale por el otro lado para su asesoría contable.

Un cobro, varios pagos, varias monedas

Al cobrar una sesión no se elige UN método de pago: se añaden tantos pagos como haga falta. Cada uno lleva su método, su importe y —esto es lo que cambia todo— la moneda de ese método, no la de la clínica.

Los métodos no se montan a mano el primer día: al activar la caja se siembran los del país. En Colombia nacen seis (efectivo, Nequi, Daviplata, tarjeta, PSE y transferencia). En Venezuela nacen ocho, con el efectivo en dólares, en bolívares y en euros conviviendo en el mismo cajón, además de las aplicaciones de pago y el punto de venta. Después la clínica renombra, añade o desactiva lo que quiera; lo que nunca se borra es un método que ya tiene pagos detrás.

Los métodos cuyo comprobante es la única prueba del pago exigen su referencia: una transferencia, un Nequi, un Daviplata, un PSE o un Zelle no se guardan sin ella. No es una manía nuestra. Es lo que permite contestar, dentro de tres meses, a un paciente que dice que pagó.

La tasa se congela dentro del pago

Cuando un pago entra en una moneda que no es la de la caja, hay que decir a qué tasa entra. Esa tasa se guarda DENTRO de ese pago, no en una tabla que mañana se actualiza.

La diferencia no es técnica, es contable. Si la tasa viviera en un único sitio y se refrescara cada mañana, el informe del mes pasado se reescribiría solo cada vez que la tasa se mueve. Congelada en el pago, lo cobrado el martes sigue diciendo el martes lo que decía el martes, se ponga como se ponga la tasa el jueves.

La tasa la pone la clínica, nunca nosotros. Inventarla nosotros sería meter en su caja un número que no cuadra con el de su puerta. Se teclea desde el panel y solo puede cambiarla el titular de la cuenta, no cualquier miembro del equipo: quien mueve la tasa decide a cuánto entra el dinero de todo el turno, y un error ahí no lo ve nadie hasta el informe del mes. Cada cambio es un apunte nuevo, con su fecha y con quién lo hizo; el historial no se pisa.

Las monedas no se suman entre sí. Nunca

Es la regla que sostiene todo lo demás, y la que más programas se saltan. Un total único que mezcla dólares y bolívares es un número que no significa nada, y el día que la caja descuadre no habrá manera de saber en qué cajón falta el dinero.

Aquí cada moneda va por su lado en los tres sitios donde importa. El arqueo espera un importe por método EN SU MONEDA. El descuadre del cierre se totaliza por moneda: puede cuadrar en dólares y faltar en bolívares, y así se lee, con dos cifras. Y los informes dan lo cobrado por método y por moneda, cada uno tal cual.

La única cifra que sí se suma entre sí es la de los totales de los comprobantes, y solo porque todos van en la moneda de cuenta de la clínica — la que se eligió al activar la caja, que tiene que ser una moneda de su país y que deja de poder cambiarse en cuanto hay movimientos hechos.

Qué guarda cada pago

Un pago no es un importe: son cinco datos, y los cinco quedan escritos.

Lo que se lleva impreso el paciente

En el comprobante esa fila se lee de una pasada: «Efectivo Bs · 400,00 Bs (tasa 40,00 → 10,00 $)». Si el pago va en la moneda de la caja no hay paréntesis, porque no hubo conversión que explicar.

La tasa se imprime con sus decimales de verdad —hasta seis— y sin ceros de relleno: una tasa de 36,7854 sale entera, y una tasa redonda se sigue leyendo «40,00». Redondearla a dos decimales fue un fallo real de este producto: quien rehacía la cuenta con «36,79» no llegaba al importe del papel, y en el único sitio donde hay tasa esa cuenta se rehace.

Los importes, además, se escriben como se escriben en el país de la clínica. Un peso colombiano no lleva decimales y un total de 200.000 se imprime «$200.000», no «200000.00 COP». Parece un detalle de maquetación y es lo que separa un comprobante que se entiende de uno que hay que descifrar.

El botón de cobrar no se enciende si no cuadra

La suma de los equivalentes tiene que dar el total exacto. Si falta o sobra, el sistema lo dice con el importe concreto —«faltan 3,50 $»— y no emite nada. Un comprobante emitido con un descuadre dentro es un descuadre que el arqueo arrastra hasta la noche y que ya nadie sabe de dónde salió.

Con una sola excepción, y medida: cuando hay divisa por medio, un céntimo de desvío se absorbe en el equivalente contable del último pago con tasa. En lo que entregó el paciente no se toca nada. Existe porque hay combinaciones legítimas en las que ningún billete que exista suma el total al céntimo, y el mostrador se quedaba bloqueado con un «falta 0,01» delante de una caja que estaba bien. Dos céntimos ya no son un redondeo: son un dedazo, y se siguen rechazando.

Lo que ve su asesoría contable

El informe del periodo sale con una fila por PAGO, no por comprobante. Una sesión cobrada con Zelle y con bolívares son dos filas.

Cada fila lleva la fecha, el día local de la clínica, el número del comprobante, el total del documento, la moneda de cuenta, el método, la moneda del pago, el importe, la tasa aplicada y el equivalente. Es exactamente lo que hace falta para cuadrar un mes sin tener que llamar a la clínica a preguntar nada.

El fichero se abre en la hoja de cálculo del asesor sin pelearse con ella: separador de punto y coma y coma decimal, que es lo que espera un Excel en español. Se descarga desde el panel o se manda por correo con el resumen en el cuerpo y el fichero adjunto.

Dónde funciona esto hoy

Las dos monedas, en los países de América donde una clínica lleva su caja en su moneda, o en varias. En España la caja va con una sola moneda y cada cobro sale como comprobante de cobro, con el resumen por tipo de IVA listo para la asesoría. Está contado entero en el artículo del cierre de caja.

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