Clases de Pilates en una clínica de fisioterapia: cómo organizarlas sin libreta ni grupo de WhatsApp

Cada vez más clínicas de fisioterapia dan clases: Pilates, ejercicio terapéutico, escuela de espalda, suelo pélvico. Tienen sentido clínico —el paciente que termina su tratamiento sigue haciendo ejercicio guiado— y sentido de negocio: una sala con seis u ocho personas a la vez rinde distinto que una camilla.

Y casi todas las clínicas las llevan fuera de la agenda. Una libreta con los nombres, un grupo de WhatsApp para avisar de cambios, una hoja de cálculo para las cuotas. Funciona mientras la clase es una. Cuando son cinco a la semana, con dos fisioterapeutas y un mes de agosto por medio, empieza a romperse.

Por qué las clases se quedan fuera de la agenda

Porque la mayoría de los programas de clínica solo sabe de una persona por hora. Si a las diez hay una sesión, la hora está ocupada; poner a ocho personas en la misma hora es, para ese programa, un solape. Así que la clase se apunta como un bloqueo de la fisioterapeuta, y quién va a esa clase se lleva en otro sitio.

El coste de eso no se ve hasta que pasa algo: la novena persona que se apunta por WhatsApp a una clase que ya estaba llena, el paciente que cancela y nadie lo tacha, la cuota que se cobró dos veces o ninguna.

Lo que necesita una clase para funcionar

Una clase no es más que una sesión que admite a varias personas a la vez. Con eso delante, lo que necesita es poco y concreto:

Una cita por persona, no una lista de nombres

La decisión que más simplifica todo es tratar a cada alumno como una cita, igual que un paciente de camilla. Así cada uno recibe su recordatorio, cancela solo lo suyo sin tocar al resto y tiene en su ficha las clases a las que vino. La agenda junta esas citas en una sola tarjeta —la clase de las diez, seis de ocho— y la fisioterapeuta ve el grupo sin perder a las personas.

Y cuando alguien pregunta por la clase, la respuesta sale de ahí: si quedan plazas se dice cuántas, y si está llena se dice que está completa, que no es lo mismo que «esa hora está ocupada». Lo que no se dice nunca es quién va ni cuánta gente hay apuntada.

La cuota mensual, como un bono

La cuota de Pilates no necesita un sistema aparte. Es un bono de sesiones con caducidad de un mes: se vende al empezar el mes, baja sola cada vez que la persona viene, se devuelve si se marca que no vino y avisa cuando se agota. La clínica que ya trabaja con bonos de sesiones no tiene que aprender nada nuevo.

Agosto, festivos y la clase que no se llena

Un mes sin clase no se resuelve borrando nada: se apaga esa línea del horario y vuelve a encenderse en septiembre. Un día suelto se quita bloqueando ese rato, como cualquier otro. Y la clase que va vacía o la que tiene más gente que plazas tienen que verse en cuanto se abre la agenda, no el día de la clase.

Cómo se hace en ClaudIA

En ClaudIA, en la ficha del tratamiento se indica a cuántas personas se atiende a la vez, y en su cuadro de horarios qué días y a qué hora se da la clase y con qué profesional. Desde ese momento ClaudIA ofrece exactamente esas horas por WhatsApp, por teléfono y en la página de reserva por internet, dice cuántas plazas quedan y, cuando se llena, dice que está completa. La base de datos no deja entrar a una persona de más, aunque dos escriban a la vez.

La pestaña Clases de la agenda enseña cada clase del día con su ocupación y un semáforo, y al abrirla, quién viene, quién canceló y quién no vino. La cuota se lleva como un bono de sesiones que caduca al mes. Lo tiene explicado en la «ficha de las clases en grupo».

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