Cómo pasar sus pacientes desde el programa actual sin perder nada

Cuando una clínica decide no cambiar de programa casi nunca es por el programa. Es por el histórico: los años de fichas, las preferencias («prefiere primera hora», «no puede subir escaleras»), los bonos a medias. La sensación de que cambiar es empezar de cero con mil pacientes.

No lo es, y conviene separar dos cosas. La historia clínica —valoraciones, evoluciones, informes— vive en su programa clínico y se queda ahí: ClaudIA convive con él y no pide ni guarda historia clínica. Lo que se trae es la relación: quién es cada paciente, cómo se le contacta, qué prefiere, con qué mutua viene y qué bono tiene. Y eso es un archivo que sale de un sitio y entra en otro.

Paso 1: sacar los pacientes de donde están

Todos los programas de clínica tienen en su panel una opción para exportar la lista de pacientes a un archivo CSV, una hoja de cálculo sencilla. Suele estar en Pacientes o en Ajustes. Si no la encuentra, pídasela a su soporte: los datos son de la clínica, no del proveedor.

Lo que suele venir: nombre, teléfono, email, a veces fecha de nacimiento y notas. Lo que no suele venir: las sesiones futuras y, según el programa, el historial. Si la clínica lleva a los pacientes en la agenda del teléfono, se traen igual: el panel da las instrucciones exactas para Android y iPhone.

Paso 2: subir el archivo y marcar quién es paciente

En el panel, en Pacientes, se sube el archivo. Todo entra desmarcado y usted marca a quienes son pacientes: en la agenda también están el proveedor de camillas, el banco y el técnico de la máquina, y si entran ensucian la lista y los informes. Hay un buscador para ir rápido. Diez minutos.

Paso 3: los repetidos, y por qué importa la clave

Un paciente que ya había escrito por WhatsApp tiene ya una ficha. Si la importación no lo detecta, acaba con dos fichas y el historial partido. Lo normal es deduplicar por teléfono, el dato que WhatsApp usa; si el archivo viene con emails impecables y teléfonos a medias, deduplicar por email puede ser mejor. Un programa serio le deja elegir la clave y le enseña qué fichas se van a unir antes de tocar nada. Y un mismo teléfono con varios pacientes —una pareja, un padre y su hijo— no es un duplicado: son fichas vinculadas, y conviene revisar que no se hayan fundido.

Lo que se pasa a mano, y cómo hacerlo rápido

Las sesiones futuras se vuelven a dar de alta: media hora con la agenda de la semana delante, y las series se crean de una vez con «Repetir». Los bonos vivos se dan de alta a mano con las sesiones que queden y su caducidad: son pocos y conviene revisarlos uno a uno, porque son dinero ya cobrado. Las mutuas con las que trabaja se escriben una vez en Ajustes. Y la historia clínica no se mueve.

Lo que la ley pide, y el programa hace solo

A quien se trae de otro programa no se le ha pedido permiso para mandarle comunicaciones comerciales. Por eso, a quien llega por importación, ClaudIA no le manda ninguna —ni campañas ni mensajes de «hace tiempo que no viene»— hasta que esa persona escriba a la clínica o se le cree una sesión. Los recordatorios de sus sesiones sí le llegan, porque eso es atender, no vender.

Y la prueba de que un programa respeta sus datos no es cómo los trae: es cómo los deja salir. Desde su panel se descarga la cartera y la agenda entera, sin permanencia y sin estar al corriente de pago. Cambiar de programa no es empezar de cero: es un archivo que sale y entra.

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