Atualizado 2026-08-09 · 2 min de leitura
Quase nenhuma clínica tem um problema de volume total. Tem um problema de picos: três períodos por dia em que entra tudo ao mesmo tempo, e são precisamente os períodos em que a equipa está nas salas.
Os três picos de uma clínica
O primeiro é logo de manhã, quando chegam os cancelamentos do dia. O segundo, a meio da tarde, quando as pessoas saem do trabalho e pedem marcação. O terceiro é o pior: a noite e o fim de semana, quando não há ninguém e as mensagens esperam até segunda.
| Período | O que entra | O que acontece hoje |
|---|---|---|
| Logo de manhã | Cancelamentos e mudanças do próprio dia | Atendem-se, mas desarrumam a manhã inteira |
| Meio da tarde | Pedidos de marcação novos | Respondem-se tarde e alguns perdem-se |
| Noite e fim de semana | Tudo o resto | Esperam por segunda; o paciente já ligou para outro sítio |
O que realmente se pode tirar de cima
Do que entra nesses picos, a maior parte é repetitiva e não precisa de critério: quanto dura uma sessão, quanto custa, que dias trabalha tal profissional, quantas sessões restam do pacote, mudar uma marcação de sítio.
É isso que uma assistente responde bem. O que não se automatiza —uma dúvida clínica, uma queixa, um caso estranho— chega na mesma à sua equipa, mas sem a fila de vinte mensagens à frente.
E o trabalho que não se vê
Confirmar as sessões do dia seguinte uma a uma é meia hora que ninguém regista em lado nenhum. Oferecer um cancelamento a quem está à espera, outro tanto. Esse trabalho não desaparece: deixa de ser feito por uma pessoa.
Perguntas que as clínicas fazem
Preciso de contratar alguém para a receção? Depende do que lhe faltar. Se o que se acumula é informar e marcar, não; se o que falta é alguém que receba e cobre ao balcão, isso não o faz uma assistente.
O que acontece às mensagens fora de horas? Atendem-se no momento. É onde mais se nota, porque são as que hoje se perdem por inteiro.
É possível desativá-la nas horas em que há alguém? Sim, e há clínicas que o fazem. Mas costuma ser melhor ao contrário: que atenda sempre e que a sua equipa entre na conversa quando quiser.