Atualizado 2026-07-28 · 3 min de leitura
Numa clínica sem receção —que são a maioria das de fisioterapia— o telefone toca enquanto a equipa está a trabalhar. E uma chamada perdida não é uma mensagem pendente: é alguém que já está a marcar o número seguinte.
É, quase sempre, o canal por onde mais se perde e o que menos se mede, porque uma chamada que não se atende não deixa rasto em lado nenhum.
Primeiro, meça quantas são
Quase ninguém sabe quantas chamadas perde por semana. A intuição fica sempre aquém, porque as perdidas não se veem: o registo do telefone vê-se às nove da noite e a essa hora já não se liga a ninguém.
Uma semana a anotar quantas entram, quantas se atendem e a que hora costuma bastar para tomar a decisão. O padrão habitual é concentrado: as que se perdem estão nos horários em que toda a equipa está em sala.
As três saídas, e o que custa cada uma
| Saída | A favor | Contra |
|---|---|---|
| Contratar receção | Resolve também o balcão | É o custo mais alto, e a meio tempo não cobre as tardes |
| Atendedor com devolução de chamada | Barato | Metade não deixa mensagem; devolvem-se a horas impróprias |
| Que alguém atenda e marque | Não se perde a marcação | Exige que esse alguém veja a agenda real |
O reencaminhamento, que quase ninguém configura
Não é preciso mudar o número da clínica. As operadoras permitem reencaminhar só as chamadas que não se atendem: se der ocupado, se ninguém atender ou se o telefone estiver desligado. A linha continua a ser a de sempre e a equipa atende-a quando pode.
É uma configuração da operadora, ativa-se com um código a partir do próprio telefone e retira-se com a mesma facilidade. O que costuma travar não é a dificuldade: é que ninguém se sentou para o fazer.
O que uma chamada bem atendida tem de resolver
Que toque e alguém atenda não basta. A chamada útil é a que termina com uma hora marcada na agenda real, não com um «ligamos-lhe depois».
E o que se disse na chamada tem de ficar escrito em algum lado: se o paciente conta que prefere tardes ou que vem por uma seguradora, isso perde-se assim que desliga se não for anotado.
Como o faz a ClaudIA
Atende as chamadas reencaminhadas com voz natural e com tratamento formal, informa dos tratamentos e das seguradoras com que a clínica trabalha, consulta as horas livres reais e cria a sessão durante a própria chamada, na mesma agenda que o WhatsApp.
Cada chamada fica no painel com o seu resumo e a sua transcrição. E se quem liga mencionar um sinal de alarme, encaminha e avisa a equipa no momento, sem avaliar nada.
Perguntas que as clínicas fazem
É preciso mudar o número da clínica? Não. Reencaminham-se as chamadas que não se possam atender a partir do número de sempre, com um código da operadora, e retira-se com a mesma facilidade.
É possível reencaminhar só quando não atendemos? Sim, é o mais recomendável: o telefone toca primeiro na clínica e só se reencaminha se der ocupado, não se atender ou estiver desligado.
O atendimento por voz está disponível fora de Espanha? O número de voz é espanhol. Reencaminhar a partir de outro país seria uma chamada internacional paga pelo negócio, por isso hoje só se oferece em Espanha. O WhatsApp e o Instagram funcionam em todos os países.
Fica registo do que se falou? Sim: resumo e transcrição de cada chamada no painel, e a marcação criada na agenda com o motivo que o paciente deu.