Atualizado 2026-09-03 · 4 min de leitura
Quando uma clínica decide não mudar de programa quase nunca é pelo programa. É pelo histórico: os anos de fichas, as preferências («prefere a primeira hora», «não pode subir escadas»), os pacotes a meio. A sensação de que mudar é começar do zero com mil pacientes.
Não é, e convém separar duas coisas. A história clínica —avaliações, evoluções, relatórios— vive no seu programa clínico e fica lá: a ClaudIA convive com ele e não pede nem guarda história clínica. O que se traz é a relação: quem é cada paciente, como se contacta, o que prefere, com que seguradora vem e que pacote tem. E isso é um ficheiro que sai de um sítio e entra noutro.
Passo 1: tirar os pacientes de onde estão
Todos os programas de clínica têm no seu painel uma opção para exportar a lista de pacientes para um ficheiro CSV, uma folha de cálculo simples. Costuma estar em Pacientes ou em Definições. Se não a encontrar, peça-a ao seu suporte: os dados são da clínica, não do fornecedor.
O que costuma vir: nome, telefone, e-mail, às vezes data de nascimento e notas. O que não costuma vir: as sessões futuras e, conforme o programa, o histórico. Se a clínica tiver os pacientes nos contactos do telefone, trazem-se na mesma: o painel dá as instruções exatas para Android e iPhone.
Passo 2: carregar o ficheiro e marcar quem é paciente
No painel, em Pacientes, carrega-se o ficheiro. Tudo entra desmarcado e você marca quem são pacientes: nos contactos também estão o fornecedor de marquesas, o banco e o técnico da máquina, e se entrarem sujam a lista e os relatórios. Há um campo de pesquisa para ir depressa. Dez minutos.
Passo 3: os repetidos, e porque importa a chave
Um paciente que já tinha escrito por WhatsApp já tem uma ficha. Se a importação não o detetar, acaba com duas fichas e o histórico partido. O normal é eliminar duplicados pelo telefone, o dado que o WhatsApp usa; se o ficheiro vier com e-mails impecáveis e telefones a meio, eliminar duplicados pelo e-mail pode ser melhor. Um programa sério deixa-o escolher a chave e mostra-lhe que fichas se vão juntar antes de mexer em alguma coisa. E um mesmo telefone com vários pacientes —um casal, um pai e o filho— não é um duplicado: são fichas ligadas, e convém verificar que não se fundiram.
O que se passa à mão, e como fazê-lo depressa
As sessões futuras voltam a registar-se: meia hora com a agenda da semana à frente, e as séries criam-se de uma vez com «Repetir». Os pacotes ativos registam-se à mão com as sessões que restam e a sua validade: são poucos e convém revê-los um a um, porque são dinheiro já cobrado. As seguradoras com que trabalha escrevem-se uma vez em Definições. E a história clínica não se mexe.
O que a lei pede, e o programa faz sozinho
A quem se traz de outro programa não se pediu autorização para lhe enviar comunicações comerciais. Por isso, a quem chega por importação, a ClaudIA não envia nenhuma —nem campanhas nem mensagens de «há algum tempo que não vem»— até essa pessoa escrever à clínica ou lhe ser criada uma sessão. Os lembretes das suas sessões chegam-lhe, porque isso é atender, não vender.
E a prova de que um programa respeita os seus dados não é como os traz: é como os deixa sair. A partir do seu painel descarrega-se a carteira e a agenda inteiras, sem fidelização e sem ter os pagamentos em dia. Mudar de programa não é começar do zero: é um ficheiro que sai e entra.
Perguntas que as clínicas fazem
Posso trazer os meus pacientes do programa que uso agora? Sim. Todos os programas de clínica permitem exportar a lista de pacientes para um ficheiro CSV; esse ficheiro carrega-se no painel da ClaudIA e a carteira fica carregada em cerca de dez minutos. Trazem-se os dados de contacto e as notas; a história clínica fica no seu programa clínico.
O que acontece aos pacotes que estão a meio? Registam-se à mão com as sessões que restam e a sua validade. São poucos e são dinheiro já cobrado, por isso convém revê-los um a um no dia da mudança. A partir daí, a ClaudIA desconta-os e avisa quando restam uma ou duas.
Duplicam-se fichas se um paciente já tinha escrito por WhatsApp? Não, se a importação eliminar bem os duplicados. O normal é pelo telefone, que é o dado que o WhatsApp usa; a ClaudIA deixa-o escolher a chave e mostra-lhe que fichas se vão juntar antes de mexer em alguma coisa. Um telefone com vários pacientes conserva-se como fichas ligadas.
Os meus pacientes vão receber mensagens por os ter importado? Não. A quem chega por importação a ClaudIA não envia nenhuma comunicação comercial até essa pessoa escrever à clínica ou lhe ser criada uma sessão. Os lembretes das suas sessões chegam-lhe. É o que a lei exige e fá-lo sozinha.